Organização de Eventos



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Organização de Eventos



Luciana Choma


Set/2002

Organização de Eventos

Eventos enxadrísticos : torneio,simultânea, partida de apresentação,concurso de problemas, apresentação de filmes, teatros,palestras, exposições,...

Eventos combinados.
Qualidade : satisfação do cliente

Aspectos técnicos (emparceiramentos, decisões de arbitragem), pontualidade, cordialidade, apresentação do local, divulgação e documentação.


Organização :

Planejamento e execução


Definição do evento

Definição de recursos necessários : pessoal, material

Elaboração de Cronogramas (geral e detalhado)

Lista de conferência

Divisão de Tarefas

Especificação de tarefas

Treinamento

Execução do evento

Documentação

Divulgação

Definição do Evento :

Depende dos objetivos. Envolve :



  • dimensionamento no espaço (tamanho) e tempo (duração do evento). Em um torneio : número de competidores, número de rodadas, tempo de reflexão

  • abrangência : escola, comunidade, município,região,estado, país,...

  • nível técnico (público alvo) : escolar, de categorias menores, amador, IRT, torneio de norma, campeonato mundial

  • atividades paralelas (eventos dentro de eventos) : cursos, exposições, apresentações culturais

  • viabilidade econômica (recursos próprios, parcerias, patrocínios, cobrança de taxas,...)

Recursos Humanos : (pensar em quantidade e qualidade)



  • equipe de arbitragem em um torneio (árbitro principal e auxiliares): 1 para cada 50 competidores

  • pessoal para arrumação do local : montagem e desmontagem do evento

  • recepção

  • limpeza

  • documentação e divulgação

  • coordenação

  • palestrantes, simultanistas, apresentadores, expositores, instrumentistas, intérpretes,...,conforme o evento

Recursos Materiais :



  • local do evento: sala de jogos, anfiteatro, pátio,... (incluindo espaços de apoio : administração, recepção, banheiros,cantina, ambulatório, sala de análise, ...) e outros (alojamento, refeitório, áreas de lazer). Verificar sempre as condições de limpeza e conservação: iluminação, ventilação,instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias, linhas telefônicas.

  • equipamentos : mesas e cadeiras (para jogos e outros), relógios e jogos de peças, computadores (micros e impressoras, incluindo cabos e softwares), telefones, equipamento de som e vídeo (microfones, retroprojetores,telões, quadros brancos, toca-cds, multimídia, equipamento fotográfico), pódio, mastros e bandeiras, biombos, tabuleiros murais, peças gigantes, cones para demarcação e cordão de isolamento, grampeador, tesoura, guilhotina, apontador,cestos de lixo, bebedouros

  • material de expediente: planilhas, canetas, pranchetas, fita adesiva, papel e tinta para impressão, disquetes, tesoura, pincel atômico, papel higiênico e toalhas de papel para os banheiros

  • material de divulgação: convites, cartazes, panfletos,faixas, cartazes

  • regulamento, regras da FIDE

  • sinalização : editais de emparceiramento, crachás, numeração de mesas, croqui , placas indicativas

  • premiação (troféus, medalhas,placas,...), diplomas, certificados,brindes

Cronogramas



  • Geral : com as principais atividades listadas, desde o planejamento do evento até a documentação (antes- durante-depois) – interessa aos organizadores.

  • Detalhado : para durante a realização – interessa a toda a equipe de trabalho envolvida na atividade

Exemplo de cronograma geral, para um torneio de xadrez escolar com duração de 1 dia: 29/11/2002, para 300 participantes do município:



  • Reunião entre os organizadores para definição do evento: até 01/11/2002

  • Elaboração do regulamento: até 05/11/2002

  • Definição do Local (1m2 por jogador, no local de jogos): até 10/11/2002

  • Elaboração da lista de convidados: até 10/11/2002

  • Definição da equipe de trabalho para o dia do evento: (ex . 1 árbitro principal, 6 árbitros auxiliares, 6 profissionais para apoio) : 10/11/2002

  • Elaboração da programação: até 10/11/2002

  • Confeccção de convites, panfletos, cartazes, notas para a imprensa: até 15/11/2002

  • Início da divulgação (envio de convites, colocação de cartazes, divulgação na internet): 15/11/2002

  • Receber e processar as inscrições : 15/11/2002 a 25/11/2002

  • Obtenção da equipe de trabalho (verificação das necessidades de treinamento) : até 15/11/2002

  • Visita ao local para verificação dos recursos disponíveis (e tomar as providências necessárias),determinação dos espaços : até 20/11/2002

  • Providenciar material de expediente : até 20/11/2002

  • Providenciar a premiação : até 20/1/2002

  • Treinamento, se necessário (ao menos uma reunião para distribuição de tarefas): até 25/11/2002

  • Providenciar equipamentos (aluguel de mesas, por ex..) : até 25/11/2002

  • Confeccionar a sinalização : até 25/11/2002

  • Montagem do local (instalação dos equipamentos e da sinalização) : 29/11/2002

  • Realização do torneio : 30/11/2002

  • Desmontagem do local : 30/11/2002

  • Divulgação do resultado para a comunidade : até 02/12/2002

  • Documentação : até 06/12/202

Exemplo de cronograma detalhado com divisão e especificação de tarefas para a montagem do local do torneio :


Sexta-feira: 29/11/2002
Até o final da manhã: conclusão do processamento das inscrições
Início da tarde:

  • verificar número de inscritos por categoria

  • calcular o número de mesas necessárias por categoria

  • determinar a distribuição das categorias no local de jogos (elaborar croqui)

  • impressão de etiquetas para colocação nos crachás

18h


  • reunião para instruções para a equipe de trabalho

18:30 – 22:30



  • arrumação das mesas e cadeiras (conforme o croqui) (equipe 1,com 3 pessoas)

1- colocar as mesas

2- efetuar ajustes (até ficar bom)

3- colocar as cadeiras

4- fazer o ajuste fino, colocando no alinhamento

5- arrumar as mesas :

5.1 - definir a localização preferencial do relógio (visualização do árbitro, visualização do público)

5.2 - colocação dos tabuleiros (casa branca à direita, relógio do lado direito do jogador de pretas)

5.3 - colocação das peças (relógio do lado direito do jogador de pretas)

5.4 – colocação da numeração (começando do 1 para cada categoria, na mesma posição em todas as mesas)

5.5 – demarcação das categorias e isolamento do local

obs: manter a limpeza do local

18:30 – 22:30 (equipe2, com 2 pessoas)



  • arrumar os editais : regulamentos, indicação das categorias, espaço para divulgação de outros eventos .

  • fixação da lista de inscritos em cada categoria

  • colocação de placas de sinalização: administração,local de jogos, sala de análise, banheiros, confirmação das inscrições, empréstimo e devolução de relógios, abertura, cantina, ...colocação de faixas, cartazes

  • arrumação de exposições: fotos, listas de rating, materiais

18:30 – 22:30 (equipe3,com 2 pessoas)



  • arrumação dos locais de confirmação das inscrições

  • arrumação do local de empréstimo dos relógios

  • contagem dos relógios

  • arrumação do local da abertura : instalação (e teste) de equipamento de som , verificação de mastros, bandeiras, gravação do hino nacional

  • arrumação do local da premiação : pódio, mesa com a premiação, fundo para fotografia

18:30 – 22:30 (equipe 3, com 1 pessoa)



  • arrumação da administração/sala de arbitragem:

1 – arrumar mesas de arbitragem e cadeiras

2 – deixar disponível: regras da FIDE, regulamento, planilhas, papel e caneta

3 - disponibilizar tinta, papel e disquetes

4 - preparar material individual para os árbitros: uniforme, prancheta, caneta, fita adesiva (uma para cada árbitro)

5 – organizar outros materiais : grampeador,pincel atômico,elásticos, tesoura,lápis, borracha
18:30 – 22:30 (equipe 4, com 2 pessoas)

- instalação de microcomputadores e impressoras, instalação dos softwares necessários

- testar os micros e impressoras
18:30 – 22:30 (equipe 5, com 2 pessoas)


  • colagem das etiquetas e colocação de cordões nos crachás

Exemplo de Lista de conferência de materiais e equipamentos (colocar ao lado o nome do responsável pelo item) :



  • mesas (Pedro)

  • cadeiras (Paulo)

  • micros

  • impressoras

  • softwares

  • tinta para impressão

  • papel para impressão

  • disquetes

  • mesas

  • cadeiras

  • tabuleiros (Pedro)

  • jogos de peças (Paulo)

  • relógios

  • numeração

  • planilhas

  • canetas

  • regras da FIDE

  • regulamentos

  • crachás

  • uniformes

  • pranchetas, canetas e fita adesiva para os ábitros

  • papel, lápis,borracha, pincel atômico, tesoura, grampeador, canetas,fita adesiva,cartolinas

  • premiação

  • sinalização

  • máquina fotográfica

  • isolamento

  • faixas, cartazes



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