Passo a passo – Máscaras de Análise e Notas explicativas



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Passo a passo – Máscaras de Análise e Notas explicativas

  1. Digite no navegador de sua preferência o endereço:

https://www.tesouro.fazenda.gov.br/pt/contabilidade-publica/comunicados

  1. Clique no link BGU – Máscaras de Análise e Notas Explicativas:



  1. Aceite abrir o arquivo compactado (.zip):





  1. Esse arquivo possui 4 arquivos, sendo eles:

  1. Arquivo para análise do Balanço Financeiro;

  2. Arquivo para análise do Balanço Patrimonial;

  3. Arquivo para análise da DVP;

  4. E o arquivo Máscaras de Análise e de Notas Explicativas.

Salve todos os arquivos em uma pasta do computador para posterior utilização.

Os arquivos constantes das letras b, c e d são similares, possuem a mesma essência de formação e devem ser usados da mesma forma. Por isso, esse passo a passo apenas exemplificará o uso de um deles (DVP), mas procedimentos idênticos devem ser aplicados aos outros dois.



  1. Agora, no SIAFI, acesse a transação >BALANSINT



  1. Preencha como a tela abaixo, com o cuidado de substituir o Órgão 25000 pelo seu, e em TIPO DE BALANÇO, tecle F1.

OBSERVAÇÃO: No encerramento do exercício, como no exemplo, coloque sempre o mês “014”, pois para o balanço patrimonial existem apurações e distribuições efetuadas nos meses 013 e 014.





  1. Marque um “X” nos Balanços 01, 02 e 03 e tecle ENTER







  1. Tecle F9






  1. Digite seu email e tecle ENTER para enviar os balanços:









  1. Assim que receber os arquivos (três arquivos .txt) no seu email, salve os arquivos dos demonstrativos no computador. Perceba que cada um dos arquivos refere-se a um dos demonstrativos.



  1. Abra o arquivo referente à DVP, selecione (CTRL+A) e copie tudo (CTRL+C):



  1. Agora volte aos arquivos das Máscaras baixados do site da STN e abra o arquivo Análise DVP. Uma planilha do Excel com 5 abas será mostrada:



  1. Na aba BALANSINT, clique na célula A2 e cole (CTRL+V) o conteúdo copiado do balanço. Perceba que, para a Análise funcionar, a linha do balanço que contém as duas palavras “EXERCÍCIO” deve estar na linha 19 do Excel:

OBSERVAÇÃO: Tenha o cuidado de apagar todo o conteúdo antes de colar o do seu órgão, para não deixar nenhum dado indevido!



  1. Pronto. O Balanço já está no local apropriado para que seja feita a Análise. Clique agora na aba Análises:



  1. A aba Análises possui diversas informações dispostas em gráficos e tabelas que visam auxiliar a identificação dos itens que deverão ser explicados pela Setorial Contábil.



  1. Os principais são:



    1. Maiores variações percentuais (>100%), colocadas em ordem decrescente:



    1. Maiores variações absolutas – em módulo (>1 bilhão), também colocadas em ordem decrescente:



    1. Itens zerados em um exercício, porém com saldo em outro



  1. Essas tabelas devem ser salvas e deve-se esperar a Análise dos outros Balanços, no caso, Balanço Financeiro e Balanço Patrimonial, para depois enviar pelo email da prestação de contas.



  1. As análises dos dois balanços restantes são exatamente da mesma maneira. Por isso, basta seguir os passos que vão do item 11 ao 18, utilizando os arquivos apropriados para cada um dos balanços.



  1. Após ter todas as tabelas de todos os balanços salvas, a Setorial Contábil de Órgão Superior deve fazer uma análise crítica de quais diferenças são mais relevantes e separá-las para posterior explicação.



  1. A quantidade que deve ser separada para posterior explicação fica a cargo da Setorial e deve ser em um mínimo de 5 e um máximo de 10, tanto para variações absolutas quanto para variações percentuais. Ou seja, o total geral de explicações estará entre 10 (5 absolutas e 5 percentuais) e 20 (10 absolutas e 10 percentuais).



  1. Nessa quantidade, não há critério quanto à divisão pelos balanços. Ou seja, o número escolhido, por exemplo, 8 variações percentuais e 7 variações absolutas, perfazendo um total de 15 variações, podem ser tanto de 15 variações do Balanço Patrimonial, quanto de 5 variações de cada balanço ou 9 variações de um balanço e 6 de outro. Essa escolha deve ser feita conforme a relevância e materialidade da informação a ser explicada.



  1. Após escolher as variações que serão explicadas e formular as explicações, a Setorial deve enviar essas explicações por meio do arquivo Máscaras de Análise e de Notas Explicativas.



  1. O arquivo deverá ser preenchido com as explicações de todos os balanços, ou seja, haverá apenas um único arquivo de Máscaras para as variações a serem explicadas dos três balanços analisados.



  1. Esse arquivo é composto por duas abas:



  1. A aba Máscara Análises é o local onde as explicações formuladas no item 22 devem ser colocadas (coluna comentários). As outras colunas também devem ser preenchidas.



  1. Por exemplo, se o item Incorporação de bens intangíveis foi escolhido e é a primeira maior variação percentual escolhida:



  1. A máscara deve estar assim preenchida:



  1. De maneira análoga, as outras explicações devem ser preenchidas.



  1. Além das informações dessa aba, outras devem ser preenchidas na aba Máscara Notas Explicativas. Essas outras informações estão indicadas na própria aba, mas caso haja outra informação relevante, uma nova linha pode ser acrescentada pela Setorial:



  1. É aqui, por exemplo, que devem ser justificadas quaisquer diferenças de utilização entre o que foi feito na prática e o que descreve a Macrofunção 02.03.30, que trata do Teste de Recuperabilidade e Depreciação.



  1. Depois de terminado esse arquivo (Máscaras de Análise e de Notas Explicativas), ele deve ser enviado para prestação.stn@fazenda.gov.br. Não há necessidade de se enviar outros arquivos.



  1. Esse arquivo deve ser enviado quatro vezes por ano, com periodicidade trimestral, até o último dia útil do mês subseqüente ao trimestre em questão, para auxiliar a confecção do BGU trimestral.



  1. Os balanços extraídos do SIAFI são anuais e dessa maneira a máscara deve ser trabalhada, com base anual. Apenas a periodicidade das explicações é trimestral. Ou seja, não há necessidade de se explicar algo que já tenha sido explicado, seja no exercício ou trimestre anterior. Exemplo: em 2011, não houve arquivo para o 1º e 2º trimestre, as explicações desses são necessárias, porém, não há a necessidade de se enviar o arquivo dos 1º e 2º trimestres, as explicações podem ser feitas no arquivo do 3º trimestre.



  1. O do terceiro trimestre deve ser enviado até o dia 31 de outubro e o do último trimestre até 31 de janeiro de cada ano. O arquivo do quarto trimestre é equivalente ao anual.



  1. A partir de 2012, o arquivo deve ser enviado para todos os trimestres.



  1. O não cumprimento desse envio resultará na restrição contábil “998”.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

- O arquivo a ser enviado para o email deve ser o intitulado “Máscaras de Análise”.



- As explicações devem conter o MOTIVO das grandes alterações, e não devem restringir-se a somente a informar em qual Unidade essa alteração ocorreu.

Exemplo: um aumento de 150% em “Outras Despesas Correntes”, principalmente em “Despesas com Locação de Mão-de-Obra” pode ser decorrente de abertura de novas unidades, com necessidade de contratação de Vigilância, Serviço de Limpeza, etc.

- Foi inserida uma nova planilha no arquivo das Máscaras, para Observações Diversas, para atender às necessidades dos órgãos de informar mais algum fato importante.




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