Manual de comunicaçÃo escrita oficial



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MANUAL DE COMUNICAÇÃO


ESCRITA OFICIAL

DO ESTADO DO PARANÁ

MANUAL DE COMUNICAÇÃO


ESCRITA OFICIAL

DO ESTADO DO PARANÁ



CURITIBA 2014
Carlos Alberto Richa
Governador do Estado do Paraná
Dinorah Botto Portugal Nogara
Secretária de Estado da Administração e da Previdência
Samira Célia Neme Tomita
Diretora-geral da Secretaria de Estado da Administração e da Previdência
Maria da Graça Simão Gonçalves
Diretora do Departamento Estadual de Arquivo Público
Francine Lia Wosniak
Gerente Executiva da Escola de Governo do Paraná
Colaboradores Técnicos
Keylli Aparecida Quequi (Seap/Escola de Governo)
Neli Pereira da Rocha (Seap/Escola de Governo)
Reedição, atualização e revisão
Bárbara Reis Chaves Alvim (Seed)
Claudiomiro Vieira da Silva (Professor convidado)
Cristiane Elisa Vargas de Freitas (Casa Civil/Seeg)
Evandro Cesar Fadel (Seap/Secs)
Orly Marion Webber Milani (Seed)
Otávio Schimieguel (Seed)
Tatiane Valéria Rogério de Carvalho (Seed)
Diagramação
Mayra Pedroso
Apoio
Departamento de Imprensa Oficial do Estado (Dioe)

D419m Departamento Estadual de Arquivo Público (PR) Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado


do Paraná / Departamento Estadual de Arquivo Público ; [colaboração técnica] Escola de Governo do Paraná. − 3. ed. atual. e rev. − Curitiba : Departamento de Imprensa Oficial do Estado, 2014.
190 p.
1. Correspondência oficial. 2. Redação oficial. 3. Língua portuguesa. I. Título.
CDD 808.066

MANUAL DE COMUNICAÇÃO




ESCRITA OFICIAL

DO ESTADO DO PARANÁ



Permitida a reprodução sem fins lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se citada a fonte e o sítio da Internet onde pode ser encontrado o original (www.arquivopublico.pr.gov.br)

MENSAGEM
AO SERVIDOR



A busca da eficiência, da modernização e da transparência na Administração Pública exige uma comunicação eficaz entre os entes que a compõem e entre esses e a sociedade à qual servem. Um ato administrativo de governo somente atingirá a finalidade a que se destina se, em primeiro lugar, for bem entendido por todos.


Este Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná tem o propósito de contribuir para que a mensagem seja transmitida com clareza, concisão e objetividade. Ele traz normas gerais, modelos de documentos mais utilizados no Poder Executivo paranaense e orientações sobre a Nova Orto-grafia da Língua Portuguesa.
O Manual deve ser fonte de consulta permanente para os servidores do Estado. Todos os redatores oficiais deverão se-guir as normas nele estabelecidas para que a padronização documental e a qualidade da comunicação sejam instrumen-tos de bons serviços prestados à sociedade.

Dinorah Botto Portugal Nogara
Secretária da Administração e da Previdência



6 MANUAL DE COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL DO ESTADO DO PARANÁ 7



Esta é a 3.ª edição do Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná, que foi reformulado e ampliado, contemplando as alterações legais na língua portuguesa es-crita, estabelecidas pelo Novo Acordo Ortográfico (Decreto


n.º 6.583/2008, de 29/09/2008), assinado pelos representan-APRESENTAÇÃO tes dos países de Angola, Brasil, Cabo Verde, Guiné-Bissau,
Moçambique, Portugal e São Tomé e Príncipe.
O Manual é um importante instrumento de apoio aos ser-vidores da esfera pública estadual, na elaboração e redação de documentos oficiais. Ele foi organizado para atender tanto a quem já tem domínio da redação oficial, quanto àquele que precisa de informações mais básicas para se orientar na escri-ta dos textos oficiais.
Em seu conteúdo, são abordados temas diversos, que vão desde orientações para a construção de um texto claro e objeti-vo, até características específicas da redação oficial. Ao final, foi criado um guia de consulta rápida, Suplemento Gramatical, onde o leitor pode esclarecer suas dúvidas de uma forma mais ágil.
Com esta estrutura, o objetivo é torná-lo não apenas um projeto que determina padrões na comunicação oficial do Es-tado, mas também fonte de consulta permanente.



8 MANUAL DE COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL DO ESTADO DO PARANÁ 9



SUMÁRIO


1

INTRODUÇÃO ................................................................................................................

12

2

A CONSTRUÇÃO DO TEXTO ..................................................................................

14




2.1 O PROCESSO DE ELABORAÇÃO TEXTUAL ............................................

15




2.1.1 Os elementos constitutivos do texto: a palavra, a frase e o parágrafo ...................

15




2.1.2 A construção da frase ..............................................................................................

16




2.1.3 A construção do parágrafo ......................................................................................

17




2.1.4 A sequência de informações/ideias no texto ...........................................................

17

3

A REDAÇÃO OFICIAL ................................................................................................

20




3.1 PRINCÍPIOS ORIENTADORES DA REDAÇÃO OFICIAL .......................

21




3.1.1

A clareza ...................................................................................................................

21




3.1.2

A concisão ................................................................................................................

21




3.1.3

A impessoalidade .....................................................................................................

21




  1. CARACTERÍSTICAS FORMAIS E ESTÉTICAS DO TEXTO OFICIAL .. 22




  1. PADRONIZAÇÃO DOS ASPECTOS FORMAIS E VISUAIS DO

DOCUMENTO 24


4 HIERARQUIA E SUBORDINAÇÃO 28
5 REVISÃO 30
6 MODELOS: CONCEITO E ESTRUTURA 31
6.1 ALVARÁ 33
6.2 APOSTILA 35
6.3 ATA 38
6.4 ATESTADO 41
6.5 AUTO 43
6.6 CERTIDÃO 45
6.7 CIRCULAR 47
6.8 CONTRATO 49
6.9 CONVÊNIO 52
6.10 CONVITE E CONVOCAÇÃO 54
6.11 CORREIO ELETRÔNICO 57
6.12 DECLARAÇÃO 59
6.13 DECRETO 61
6.14 DELIBERAÇÃO 65
6.15 DESPACHO 68

6.16 EDITAL 70


6.17 INFORMAÇÃO 72
6.18 INSTRUÇÃO NORMATIVA 74
6.19 MEMORANDO 76
6.20 OFÍCIO 78
6.21 ORDEM DE SERVIÇO 81
6.22 PARECER 83
6.23 PORTARIA 85
6.24 RELATÓRIO 87
6.25 REQUERIMENTO 92
6.26 RESOLUÇÃO 94
7 DOCUMENTOS DE COMPETÊNCIA PRIVATIVA 98
8 SISTEMÁTICA DA LEI 100
9 SUPLEMENTO GRAMATICAL 112
9.1 ABREVIATURAS E SIGLAS 113
9.2 NOVO ACORDO ORTOGRÁFICO 131
9.3 PALAVRAS PARÔNIMAS 137
9.4 PALAVRAS HOMÔNIMAS 139
9.5 EMPREGOS DOS PORQUÊS 141
9.6 EMPREGO DAS INICIAIS 141
9.7 CRASE 144
9.8 DATAS 147
9.9 HORAS 148
9.10 NÚMEROS 148
9.11 COLOCAÇÃO PRONOMINAL 149
9.12 PRONOMES DEMONSTRATIVOS 152
9.13 PRONOMES DE TRATAMENTO 154
9.14 CONCORDÂNCIA NOMINAL 164
9.15 CONCORDÂNCIA VERBAL 166
9.16 REGÊNCIA 170
9.17 DIFICULDADES MAIS FREQUENTES NO USO DA LÍNGUA 172
REFERÊNCIAS 186
OBRAS CONSULTADAS 187
SUGESTõES DE FONTES DE CONSULTA 190

1
INTRODUÇÃO

Com o passar do tempo, a linguagem vai se modificando e encontrando novas formas de expressão. Não obstante, a escrita continua sendo uma das principais formas de comuni-cação nos órgãos da administração pública.


Seja na versão impressa ou digital, o cuidado com a escri-ta é condição fundamental para a eficácia da comunicação. Algumas palavras tornam-se obsoletas e novas palavras sur-gem para representar um mundo em constante transformação. A busca pelo termo exato, pela clareza do que se quer comuni-car, continua sendo um desafio para aqueles cujo labor se faz por meio da escrita, que não é tarefa fácil, mas uma competên-cia que pode ser aprimorada a cada texto que se produz.


Este manual oferece orientações e normas gerais para a elaboração e redação de documentos oficiais, as quais cons-tituem instrumentos balizadores na padronização dos docu-mentos que “veiculam as informações produzidas no dia a dia da atividade administrativa pública, para que, a seu tempo, transformem-se em memória da ação governamental da qual todos são responsáveis” (PARANÁ, 2005).



INTRODUÇÃO 13



2
A CONSTRUÇÃO


2.1 O PROCESSO DE ELABORAÇÃO TEXTUAL
Ao elaborar um texto, deve-se ter em mente o que, para quem e com que finalidade se pretende comunicar. Quando se tem clara a função desses elementos da situação de co-municação, o próximo passo é encontrar a melhor forma de expressar aquilo que precisa ser comunicado.
Para ter o que dizer, o autor do texto precisa conhecer o assunto sobre o qual vai escrever e dispor das informações necessárias para a comunicação que pretende realizar. Isso requer leitura e pesquisa.
Para saber como dizer, além de conhecer a função dos ele-mentos envolvidos no ato comunicativo (quem fala, para quem se fala, o que se fala, por que se fala), é preciso conhecer as normas de funcionamento da modalidade escrita da língua e dispor de um vocabulário que possibilite expressar aquilo que se pretende comunicar.

Em síntese, ao elaborar um texto, o redator deve se perguntar:




O QUE ESCREVER?


PARA QUEM ESCREVER?
COM QUE FINALIDADE
ESCREVER?
COMO ESCREVER?



DO TEXTO




  1. Os elementos constitutivos do texto: a palavra, a frase e o parágrafo

O elemento essencial de um texto verbal é a palavra. Mas um simples agrupamento de palavras não constitui um texto. É preciso que elas estejam inter-relacionadas, estabelecendo sentido entre si. Quando um conjunto de palavras é organizado de modo a formar uma unidade com sentido, tem-se uma frase.


A frase é a unidade básica de um texto. Em determinadas situações de comunicação, uma única palavra pode ser consi-derada uma frase e uma única frase pode ser considerada um texto, desde que constitua uma unidade com sentido.
O parágrafo é um bloco de informações/ideias constituído de uma ou mais frases. Embora possam existir textos com um único parágrafo, de um modo geral, são formados por vários parágrafos.
A divisão de um texto em parágrafos está relacionada à mudança de enfoque do assunto. Assim, ao tratar de outro aspecto relacionado ao assunto, deve-se iniciar um novo pa-rágrafo. Para organizar os parágrafos de forma adequada, é necessário estar atento ao encadeamento lógico das informa-ções/ideias contidas no texto.

A divisão de um texto em parágrafos está relacionada à mudança de enfoque do assunto.






A CONSTRUÇÃO DO TEXTO 15






  1. A construção da frase

A maioria das frases produzidas no dia a dia ou na elabo-ração de um texto é constituída de dois elementos básicos: o sujeito e o predicado. No ato da comunicação, fala-se al-guma coisa (predicado) a respeito de algo ou de alguém (su-jeito). A esses componentes básicos é possível acrescentar elementos complementares, ampliando a extensão da frase.


A seguir, um exemplo de como desenvolver uma frase bási-ca, transformando um período simples em complexo:


  1. O encontro foi realizado. (Sujeito: o encontro + Pre-dicado: foi realizado)




  1. O encontro dos integrantes do Movimento Paraná sem Corrupção foi realizado no dia 25 de setembro de 2012.




  1. O encontro dos integrantes do Movimento Paraná sem Corrupção, promovido pelo Núcleo Regional de Edu-cação da Área Metropolitana Norte, foi realizado no dia 25 de setembro de 2012, no município de Pinhais.




  1. O encontro dos integrantes do Movimento Paraná sem Corrupção, organizado pelo Núcleo Regional de Educação da Área Metropolitana Norte, em parceria com a Promoto-ria Pública do Estado do Paraná, foi realizado no dia 25 de setembro de 2012, no município de Pinhais, com a fina-lidade de promover o debate sobre o voto consciente e




  1. ética na política.

Convém observar que, embora seja possível acrescentar mais informações, não é recomendável elaborar frases muito extensas, pois o excesso de dados pode dificultar a leitura e o entendimento da mensagem. Sendo assim, as informações contidas na frase mencionada no último exemplo (d) poderiam ser distribuídas em duas frases:


O encontro dos integrantes do Movimento Paraná sem Cor-rupção foi realizado no dia 25 de setembro de 2012, no mu-nicípio de Pinhais. O Núcleo Regional de Educação da Área Metropolitana Norte, em parceria com a Promotoria Pública do Estado do Paraná, organizou o evento com a finalidade de promover o debate sobre o voto consciente e a ética na política.


2.1.3 A construção do parágrafo


Para construir um parágrafo, é preciso organizar as frases de modo a formar um “bloco” de informações/ideias. Conside-rando o exemplo mencionado anteriormente como o primeiro parágrafo de um texto informativo, seria possível acrescentar outras informações em um novo parágrafo.
Pode-se, assim, informar quem foram os participantes do evento:
Estiveram presentes alunos, professores e diretores de escolas estaduais, além de promotores públicos dos mu-nicípios da Área Metropolitana Norte, representantes da Patrulha Escolar e apoiadores do Movimento.
Em outro parágrafo, pode-se acrescentar informações so-bre como transcorreu o evento:
No decorrer do encontro, foram proferidas palestras pelos promotores públicos convidados e realizadas apresenta-ções de teatro por alunos de algumas escolas participan-tes. Alunos e professores puderam fazer perguntas aos promotores e expor seus pontos de vista em relação à temática da corrupção e do voto consciente. Ao final, os organizadores agradeceram a presença dos convidados, ressaltando que o debate público sobre a corrupção é o primeiro passo em direção a uma mudança de compor-tamento.
Observa-se que a quantidade de parágrafos depende do quanto se pretende desenvolver o assunto. Certamente, se houvesse a intenção de informar sobre outros aspectos do evento, seriam necessários mais parágrafos.



  1. A sequência de informações/ideias no texto

A elaboração de um texto exige uma sequência lógica das informações/ideias a serem comunicadas, garantindo uma hie-rarquia na relação intratextual. A esta relação denomina-se co-esão e coerência.


A organização dos parágrafos no interior do texto é impor-tante porque precisa ter início, meio e fim. O “início”, ou intro-dução, é a parte do texto em que se apresenta o assunto; o “meio”, ou desenvolvimento, é a parte na qual se expõe/de-senvolve o assunto; e o “fim”, ou desfecho/conclusão, é a par-te do texto na qual se encerra/conclui o assunto desenvolvido.

Quando os elementos que constituem um texto estão bem articulados entre si, diz-se que o texto é coeso. Quando as informações/ ideias que compõem o texto obedecem a uma organização lógica, diz-se que o texto é coerente.





16 MANUAL DE COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL DO ESTADO DO PARANÁ A CONSTRUÇÃO DO TEXTO 17



A repetição consiste em garantir a continuidade do assunto pela retomada do que foi dito. Essa retomada pode ser feita por meio de pronomes, sinônimos ou expressões equivalentes.



A progressão consiste em acrescentar informações/ ideias de modo que o assunto tenha sequência.




Um texto com sequência adequada exige que as informa-ções/ideias progridam. Para isso, é necessário recorrer aos recursos da repetição e da progressão.


No trecho do artigo de Delmo Mattos, Pesquisas com hu-manos: até onde ir?, constata-se o uso do recurso coesivo da repetição com a função de retomada de elementos anteriores, conforme se pode observar nas expressões em negrito:
Em artigo publicado na revista alemã Kosmos, em 1927, Fritz Jahr utilizou pela primeira vez a palavra Bioética. Nes-se artigo, o autor caracteriza a Bioética como um “reco-nhecimento de obrigações éticas”, não apenas com rela-ção ao ser humano, mas para com todos os seres vivos. Esse texto, encontrado por Rolf Löther, da Universidade de Humboldt, de Berlim, e divulgado por Eve Marie Engel, da Universidade de Tübingen, também da Alemanha, rati-fica o surgimento do termo Bioética há mais de 40 anos. (REVISTA Filosofia – Ciência & Vida, ano VII, ed. 78, jan., p. 63)
O recurso da repetição por meio de pronomes (nesse/esse) ou expressões equivalentes (o autor), além de garantir a coe-são textual, evita a repetição exata do termo, a qual tornaria o texto monótono e cansativo, como se pode verificar na adap-tação feita a seguir:
Em artigo publicado na revista alemã Kosmos, em 1927, Fritz Jahr utilizou pela primeira vez a palavra Bioética.
No artigo publicado na revista alemã Kosmos, em 1927, Fritz Jahr caracteriza a Bioética como um “reco-nhecimento de obrigações éticas”, não apenas com re-lação ao ser humano, mas para com todos os seres vi-vos. O artigo publicado na revista alemã Kosmos, em 1927, encontrado por Rolf Löther, da Universida-de de Humboldt, de Berlim, e divulgado por Eve Marie Engel, da Universidade de Tübingen, também da Alemanha, ratifica o surgimento do termo Bioética há mais de 40 anos. (versão adaptada)
A progressão, por sua vez, consiste em acrescentar in-formações/ideias de modo que o assunto tenha sequência. Assim, por meio de retomadas e acréscimos, garante-se a co-esão do texto e a progressão das informações/ideias, como no exemplo:
O raciocínio analítico demanda mobilização por parte do indivíduo, exigindo que ele esteja disposto a pensar so-bre determinadas situações, abandonando conceitos pre-estabelecidos e demonstrando habilidade em pensar di-versos lados de uma mesma questão ou situação. Nesse caso, algumas habilidades e atitudes são necessárias, tais como: curiosidade, maturidade intelectual e perspicácia.


A curiosidade é que vai permitir que estejamos dispostos a considerar novas ideias e, assim, pode possibilitar uma nova maneira de ver as coisas. A maturidade intelectual tem relação com a experiência técnica e de vida e ainda com a construção de um esquema interpretativo que per-mita pensar criticamente sobre as novas possibilidades de ver as coisas. A perspicácia, por sua vez, está relacionada com a habilidade de perceber além daquilo que foi dito, ou seja, aquilo que não está explicitamente declarado. (FER-REIRA, Jane M.; RAMOS, Simone C.; SCHERNER, Maria L. T. Raciocínio analítico: construindo e entendendo a argu-mentação. São Paulo: Atlas, 2010.)




Observe como ocorreu a progressão de ideias no texto citado:




  • Na primeira frase as autoras apresentam algumas con-dições para que o indivíduo possa desenvolver o racio-cínio analítico.




  • Na segunda frase, mencionam algumas habilidades e atitudes necessárias para o desenvolvimento analítico.




  • Nas três frases subsequentes, descrevem cada uma das três habilidades/atitudes mencionadas na segunda frase (curiosidade, maturidade intelectual e perspicácia).

Dessa forma, as autoras conseguiram fazer com que o con-teúdo do texto fosse progredindo gradativamente, por meio do acréscimo de novas ideias. Note que, para isso, elas recorre-ram a alguns elementos coesivos como “nesse caso”, “tais como”, “assim”, “por sua vez” e “ou seja”. Observe também que, ao descrever cada uma das três habilidades/atitudes mencionadas na segunda frase do texto, as autoras fazem uso do recurso coesivo da retomada. Sendo assim, a repetição/ retomada, a progressão e o uso adequado de elementos coe-sivos são fundamentais para a construção de um texto coeso e coerente.





18 MANUAL DE COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL DO ESTADO DO PARANÁ A CONSTRUÇÃO DO TEXTO 19



3
A REDAÇÃO

OFICIAL
No âmbito da Administração Pública, a redação oficial tem como principal finalidade garantir uma comunicação eficaz entre os órgãos da Administração Pública e entre estes e os cidadãos. Para isso, o texto oficial deve orientar-se pelos prin-cípios da clareza, concisão e impessoalidade.





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